La Région et les structures partenaires recrutent
Gestionnaire administratif et financier - Assistant de direction (H/F)
Description de l'entité
La Direction Vies et Accompagnement (DVA) est composée de trois services en bi-sites : Prévention et Qualité de Vie au travail, Développement des compétences, Accompagnement et Conseil en Organisation et d’un pôle Médecine Préventive.
Rattaché à l’équipe de direction, le gestionnaire administratif et financier assure la coordination budgétaire de la direction, l’instruction budgétaire des dossiers transversaux et l’assistance de direction.
Missions
Responsabilités liées à la fonction :
Garantir le bon fonctionnement de la gestion administrative et budgétaire de la direction et assurer la coordination des dossiers impulsés par l’équipe de direction
Activités attendues sur le poste :
Gestion administrative et financière (65 %)
- Coordination budgétaire
- Suivi budgétaire en lien avec les services pour l’ensemble du budget de la DVA, à l’aide de tableaux de bord
- Référent de la Direction auprès de la référente financière du Service Pilotage Ressources Humaines
- Référent de la Direction auprès des services de la DVA sur le suivi des engagements et de l’exécution budgétaire (taux de consommation, respect des délais, suivi des factures…)
- Appui de la Direction et des services pour la préparation budgétaire
- Sécuriser et veiller à la bonne application des procédures administratives et financières
- Instruction budgétaire des dossiers transversaux de la DVA
- Communication
- Rédaction et coordination des informations de communication de la direction en lien avec les chargés de projets communication RH
- Diffusion de la communication interne et externe à la direction (journal interne, mailing, liste de diffusion, lycées et partenaires…)
- Gestion en collaboration de l’organisation du Don du Sang de la collectivité
- Référent pour la Direction : Elise, Air Délib, Archivage
Assistance de direction (35%)
- Organisation
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction pour réorienter les appelants
- Dispatching et suivi du courrier physique et numérique via le logiciel Elise et suivi des parapheurs
- Conception de planning et suivi des congés de la direction
- Aider la direction dans les actions / réunions impulsées par la Direction
- Organiser les prises de rendez-vous, les réunions, les déplacements (navettes, voiture, hôtel…) et préparer les supports et dossiers pour les réunions/temps de travail
- Mise en forme de documents des managers et élaboration des publipostages
- Gérer les stocks et l’approvisionnement des fournitures courantes en bi-site et approvisionner le matériel administratif des médecins de prévention
Profil
- Rigueur et sens de l’organisation
- Connaissances des procédures de la collectivité en matière budgétaire et financière
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels (Elise, Airdélib, Progos, Chorus, GDA,)
- Maîtrise du publipostage
- Discrétion professionnelle et grande capacité relationnelle
- Autonomie et gestion de son temps
Conditions générales
Opportunités :
- Télétravail possible - Action sociale - Plan de prévention santé au travail – TEOR - Restaurant administratif - Gare SNCF à proximité - Conciergerie.
Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.