La Région et les structures partenaires recrutent
Assistant de direction (F/H)
Description de l'entité
La Normandie dispose de richesses culturelles vivantes et patrimoniales particulièrement variées et bénéficie d’une histoire dense, grâce à sa façade maritime, à son terroir, à son lien particulier avec l’impressionnisme, aux grands noms de la littérature française… Engagée dans une démarche de rayonnement et d’attractivité, soucieuse d’un équilibre préservé entre rural, périurbain et métropole, la Région Normandie s’est fixé trois grandes priorités pour la culture et le patrimoine : mieux soutenir la création pour mieux diffuser sur l’ensemble du territoire régional, développer les droits culturels et engager la refonte de ses modalités d’intervention au regard des enjeux sociétaux et environnementaux.
La Direction de la Culture et du Patrimoine a vocation à mettre en œuvre les orientations politiques de la collectivité, à savoir accompagner la création et le travail des artistes, encourager l’accès du plus grand nombre aux œuvres du répertoire comme aux œuvres les plus contemporaines, et enfin favoriser la circulation des œuvres et des publics sur l’ensemble du territoire régional.
Sa mission est de promouvoir des politiques innovantes, tant dans leurs contenus que dans leurs modalités de mises en œuvre mais aussi d'instruire, évaluer, suivre les structures et les projets déposés et soutenus.
La direction s'attache à assurer une observation et une veille prospective sur l'évolution du secteur.
Missions
Missions principales du poste :
- Organisation de l'activité du directeur et du directeur adjoint, notamment de la planification de leurs agendas, en fonction des besoins et priorités (gestion et optimisation du temps). Accueil téléphonique et physique. Coordination et circulation des documents administratifs au sein de la direction (courriers, e-mails, parapheurs...).
Activités attendue sur le poste :
- Filtrage des appels téléphoniques.
- Rappel et relais d'information auprès du directeur et du directeur adjoint. Rédaction de comptes-rendus, notamment des réunions de direction.
- Construction des ordres du jour des réunions de direction en lien avec le directeur, le directeur adjoint et les chefs de service.
- Rédaction de supports de communication interne.
- Gestion, suivi et classement de certains dossiers pilotés par le directeur et le directeur adjoint.
- Réalisation de travaux bureautiques et de tableaux de bord de suivi d'activité.
- Réservation de salles et de véhicules.
- Organisation des déplacements du directeur et du directeur adjoint.
- Gestion du courrier sous ELISE.
- Présence à des réunions (accueil, compte-rendu, ...).
Profil
Connaissances principales attendues :
- Maîtrise des outils informatiques Word et Excel ainsi que des logiciels EDA et ELISE pour la gestion du courrier. Connaissances sur l'outil AirsDélib.
Compétences principales :
- Maîtrise des normes rédactionnelles.
- Méthode de classement et d'archivage.
- Modalités d'accueil.
- Techniques de prise de note et de numérisation.
- Méthode et rigueur organisationnelle.
- Autonomie dans l'organisation du travail.
- Discernement permettant un rôle d'alerte auprès du directeur ainsi qu'une priorisation des tâches à effectuer.
- Réactivité afin d'assurer la fluidité dans la transmission des informations.
Savoir faire relationnel :
- Aisance relationnelle pouvant s'adresser à des personnes aux fonctions très diverses.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Garantie de l'image de la direction auprès des différents interlocuteurs, à l'interne et à l'externe.
Relations fonctionnelles internes et externes :
- L'ensemble des agents de la DCP. Les autres services de la Région.
- Le Cabinet et les assistants des élus et de la DGA.
- Les professionnels de la culture.
Conditions générales
Contraintes du poste :
- Disponibilité vis-à-vis du directeur et du directeur adjoint (horaires pouvant varier en fonction de pics d'activité et obligations de la direction).
Applications logicielles nécessaires au poste :
- Word
- Excel
- Logiciel gestion de courrier
- Gestion de subventions
Opportunités :
Télétravail possible - Action sociale (adhésion au CNAS) Cartes tickets restaurant - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail – Participation à une mutuelle labellisée - Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement :
Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.