La Région et les structures partenaires recrutent
Assistant de direction (H/F)
Description de l'entité
Le Cabinet du Président assure une information et un conseil efficace aux élus dans leurs décisions et arbitrages attendus. Il prépare les interventions et déplacements du Président et des élus sur la base des éléments recueillis auprès des services et conformément aux arbitrages rendus.
Il contribue à la mise en œuvre des arbitrages rendus et décisions prises compte-tenu du contexte, de la politique régionale et des lignes directrices de l'action de l'administration.
Il participe à la définition de la stratégie de communication de la Région et gère l'organisation et l'animation de manifestations et événements à l'initiative ou menés en partenariat avec la Région.
Missions
Missions principales lorsque le Président est sur le site de Rouen :
- Être assistante de Direction auprès du Président et du Directeur de Cabinet sur le site de Rouen
- Répondre aux demandes exprimées par le Président et le Cabinet.
- Assurer la gestion administrative, financière, logistique des Groupes Politiques
- Assurer le lien entre les groupes et le Cabinet du Président
- Passer les commandes de fournitures pour le Cabinet (site de Rouen)
Missions principales du poste :
- Assurer les demandes du Président et du Directeur de Cabinet (dossiers, courriers, téléphone, rendez-vous, permanences...)
- Passer les commandes des groupes politiques, mandatement - inscription des élus auprès des organismes de formation agréés
- Assurer le suivi financier des dotations de fonctionnement des groupes politiques
- Relayer et assurer les demandes logistiques émises par les groupes politiques
Activités attendues sur le poste :
Pour le Président et le Directeur de Cabinet site de Rouen :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Constituer des dossiers pour les déplacements du Président
- Effectuer les tâches administratives, financières, gérer le courrier
- Favoriser la circulation et la transmission d'informations, internes et externes
- Assurer l'information et l'orientation des personnels rattachés aux groupes
Profil
Connaissances principales attendues sur le poste :
- Qualité rédactionnelle (maîtrise de l'orthographe)
- Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel), téléphonie
- Connaissance de l'organisation administrative
- Appétence pour les relations
Compétences principales attendues sur le poste :
- Réactivité, rigueur, organisation, méthode, esprit de synthèse
- Capacité à prioriser les tâches, anticiper, alerter en cas de besoin
- Adaptabilité
- Capacité à gérer son stress
Savoir faire relationnel attendu sur le poste :
- Disponibilité, diplomatie, écoute, tact, qualités relationnelles, courtoisie, ouverture d'esprit,
- Discrétion, confidentialité
Conditions générales
Relations fonctionnelles internes externes :
Président, Collaborateurs de Cabinet, Elus, Directions
Relations avec les différents groupes politiques
Etre l'interface entre les groupes politiques et le Cabinet
Organismes extérieurs : Collectivités, Administrations, Sociétés, Entreprises, Centres de Formation
Conditions de travail :
Disponibilité, permanences à assurer jusqu'au départ du Président (19h00-19h30 ponctuellement)
Opportunités sur le site de Rouen :
Action sociale – Restaurant Administratif - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - TEOR à proximité - Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement