La Région et les structures partenaires recrutent
Assistant administratif (F/H)
Description de l'entité
La Région Normandie recrute un assistant administratif au sein de la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie, au service des Formations Sanitaires et Sociales.
La Direction de la Formation Tout au Long de la Vie est chargée de piloter la politique régionale en matière de formation professionnelle continue des demandeurs d’emploi et de formations sanitaires et sociales.
Le service des Formations Sanitaires et Sociales pilote les axes définis dans le Schéma Régional des Formations Sanitaires et Sociales. Il traite ainsi de la carte des formations dans ce secteur (volumes par voies de formation, répartition des places sur le territoire), de l’accompagnement financier et pédagogique des instituts de formation.
Missions
L'assistant administratif a pour missions de :
- Assurer le secrétariat du service et contribuer à la continuité du secrétariat à l’échelle de la direction ;
- Contribuer à l'organisation de l'activité du service ;
- Favoriser la circulation et la transmission d’informations internes et externes ;
- Participer à la permanence téléphonique de la direction ;
- Effectuer des tâches de contrôle et de saisie d'informations en soutien aux chargés de projets ;
- Participer à la coordination des secrétariats de la direction (process, outils, ..).
Pour ce faire l'assistant administratif devra notamment :
- Gérer l’agenda des agents du service (organisation de rendez-vous et réunions en présentiel ou en visioconférence) ;
- Assurer l’organisation et la coordination logistique du service : réservation de salles, de véhicules, …
- Gérer la boîte mail générique du service : affectation des messages, envoi de messages ;
- Assurer le suivi de la production des notes et des courriers par le service (logiciel Elise) : saisie, mise en forme, impression, suivi dans le logiciel ;
- Assurer le suivi de la production des délibérations (saisie dans RDélib, suivi du process) en veillant au respect des échéances ;
- Assurer le lien avec les secrétariats de la direction, des autres directions et des élus ;
- Assurer un accueil téléphonique.
Profil
Connaissances attendues
- Connaitre l’environnement de la formation professionnelle ;
- Connaitre le fonctionnement d'une collectivité territoriale (instances de décision, budget..) ;
- Disposer d'une expertise des outils numériques (suite Office) ;
- Connaitre les applicatifs de la Région.
Compétences attendues
- Autonomie et priorisation dans l’organisation de son travail ;
- Capacité à prendre des initiatives ;
- Être relais d’information vers son manager, en veille et alerte.
Savoirs faire relationnels attendus
- Autonomie et anticipation ;
- Organisation ;
- Discrétion ;
- Disponibilité ;
- Esprit d’initiative ;
- Faire preuve de discernement et de diplomatie dans les relations avec les prestataires et les usagers.
Conditions générales
Relations fonctionnelles internes et externes
- Interlocuteurs internes : l'ensemble des services de la DFTLV, Direction Prospective Compétences et Territoire, Agence de l'Orientation, Cabinet, Elus régionaux ;
- Interlocuteurs externes : contacts avec les services de l'Etat, l’Agence Régionale de Santé, les instituts, France Travail, les missions locales, les branches professionnelles, les OPérateurs de COmpétences (OPCO), le Centres d'Animation, de Ressources et d'Information sur la Formation (Carif) et les Observatoires Régionaux de l'Emploi et de la Formation (Oref) et les structures associatives... .
Spécificité du poste
- Direction bi-site ;
- Travail de bureau ;
- Disponibilité horaire liée à la permanence téléphonique
- Horaires variables.
Opportunités
Télétravail possible - Action sociale – Carte tickets restaurant - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - Environnement de travail privilégié au sein du site de l’Abbaye aux Dames - Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement
- Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.
- Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Le jury se tiendra fin avril 2025.