La Région et les structures partenaires recrutent
Assistant Administratif Région en Santé - CDD 4 mois (F/H)
Description de l'entité
La Direction Vies et Accompagnements (DVA) est composée de trois services :
- Service développement des compétences, chargé de la mise en œuvre du plan de formation de la collectivité ;
- Service prévention et qualité de vie au travail, composé d’un pôle action sociale, un pôle prévention et un pôle gestion santé au travail ;
- Service accompagnement et conseils en organisation, chargé de l’accompagnement social, de l’accompagnement professionnel individuel et collectif des agents, des services et des directions, du conseil en organisation, de l’animation des réseaux de managers.
Les objectifs stratégiques de la formation des agents de la collectivité régionale évoluent au regard des enjeux de transitions multiples (environnementale, sociétale, numérique, professionnelle, économique, démocratique ….).
Le service Prévention et Qualité de Vie au Travail est composé de 3 pôles (Action Sociale – Prévention et Conditions de Travail – Gestion Santé au Travail) dont les missions principales sont :
- Le pilotage et la mise en œuvre de la politique d'action sociale de la collectivité ;
- Le pilotage et la mise en œuvre de la politique de prévention et d’amélioration des conditions et de la qualité de vie au travail des agents en matière de santé et sécurité ;
- Le pilotage et la mise en œuvre de la Démarche Région en Santé ;
- Le pilotage et la mise en œuvre du suivi médical des agents (médecine du travail) - la participation à la mise en œuvre de la politique de maintien et retour dans l’emploi des agents – la gestion administrative de la Santé au travail (notamment maladies professionnelles / accidents de travail / ATI / Aides individuelles).
Missions
Activités sur le poste
- Assurer le recueil, le traitement et le suivi des demandes et inscriptions dans le cadre des différents dossiers inhérents à Région en Santé comme pendant la mise en oeuvre du mois de la QVCT, le marché activités physiques ;
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les agents, partenaires internes, prestataires ;
- Planifier, suivre et assurer l'organisation logistique des réunions et des missions ;
- Gérer les mails/dossiers, classement et archivage des documents ;
- Assurer un premier niveau de secrétariat : traitement du courrier, publipostage.
Mois de la QVCT
- Prendre en compte les inscriptions et suivi de ces dernière pour le mois de la QVCT (rappel aux participants, suivi du nombre et "blocage" des ateliers si trop de demandes, envoi des questionnaires de satisfaction après chaque atelier ...) ;
- Gérer et organiser le mois de la QVCT : salles, envoi des rappels.
Marché activités physiques
Prendre en compte des inscriptions et en assurer le suivi pour le marché activités physiques et notamment le lot 1 - activités physiques en présentiel sur les sites administratifs (rappel aux participants, suivi du nombre et "blocage" des activités, ...).
Mois de la santé : Prévenir aujourd’hui pour mieux vivre demain !
Organisation logistique du second temps fort (réservation de salles, appels aux prestataires, suivi des lycées volontaires, ...).
Profil
Connaissances sur le poste
- Maîtrise des enjeux de la démarche Région en Santé ;
- Maîtrise des circuits administratifs de la collectivité ;
- Maîtrise des outils de suivi (notamment Excel).
Compétences sur le poste
- Savoir rendre compte de ses actions, communiquer, synthétiser des informations ;
- Qualités rédactionnelles et de synthèse.
Savoir-faire
- Capacité d'organisation, de planification ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Capacité d'écoute et d'adaptation ;
- Discrétion et rigueur.
Logiciels utilisés
Office 365 ; gestion du courrier (Elise) ; Logiciels CIRIL (ressources humaines) ; Accès aux sites et extranets spécialisés (CDG, assureur statutaire,…).
Conditions générales
Relations fonctionnelles internes et externes
- Internes : les agents régionaux, les directions partenaires, les équipes de direction des lycées ;
- Externes : les partenaires et prestataires d'actions QVCT.
Conditions de travail
- Horaires réguliers ;
- Déplacements possibles sur le territoire normand (être titulaire du permis B).
Nous rejoindre
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité à l’écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d’action sociale (adhésion au CNAS), une carte tickets restaurants (Caen), un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu’une participation à une mutuelle labellisée et Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement
Rémunération : brut fiscal mensuel 1801,73€ + prime brute mensuelle (indemnité forfaitaire) 150€ à compter du 4ème mois de contrat consécutif.
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.