La Région et les structures partenaires recrutent
Secrétaire de service exploitation et maintenance (H/F)
Description de l'entité
La Direction des Bâtiments Régionaux (DBR) est une direction opérationnelle qui a en charge la maintenance et l’entretien du patrimoine bâti de l'ensemble de la collectivité régionale.
Le Service exploitation et maintenance a pour missions d'assurer la maintenance du patrimoine bâti des Etablissements Publics Locaux d'Enseignement (EPLE), la maintenance et l'exploitation des bâtiments hors EPLE, sur la totalité du territoire normand.
Missions
Votre quotidien :
- Être le garant de l’exécution des actes de gestion courante ;
- Contribuer à l'exécution administrative et financière, dans le respect des procédures, des règlementations et des délais des différents dossiers.
- Collecter et gérer l’ensemble des demandes de travaux des EPLE et s’assure de l’envoi d’une réponse formalisée ;
- Gérer le suivi des visites des vérifications et maintenance périodiques sur les bâtiments Hors EPLE ;
- Recueillir, traiter et faciliter la circulation de I ’information nécessaire au bon fonctionnement du service, avec les autres directions de la collectivité et notamment la Direction Parcours de l'Agent (PDA) et la Direction des Lycées Normands (DLN)
- Informer et orienter les interlocuteurs internes et externes ;
- Prendre en charge plus particulièrement les activités liées à l’action du Service Exploitation Maintenance (SEM).
et plus précisément vos missions :
- Mettre à jour les fiches des établissements et les tableaux de suivi ;
- Prendre en charge plus particulièrement les activités liées à l'action du Service Exploitation et Maintenance (SEM) du site de Caen en lien avec le SEM de Rouen ;
- Assure le lien entre les Equipes Mobiles de Maintenance (E2M) et la RH en appui avec les Gestionnaires Techniques (GT) : Absences, congés, déclaration d'accident, ordre de mission, frais etc. Mise à jour des heures de chantiers E2M ;
- Suivi et commandes des EPI ;
- Faire le point avec les RET sur les photos de chantier (avant/après) qui seront insérer dans la présentation les jours J ;
- Prise en charge de l'accueil d'un nouvel Agent (mobilier, informatique, téléphonie,...) et les ordres de missions ;
- Organisation de réunion, de déplacement,....
- Participe à la permanence des activités de secrétariat en cas d'absence d'une ou d'autres assistantes administratives de la Direction DBR.
Profil
Vos compétences :
- Maitriser les techniques de secrétariat ;
- Connaissance de l'organisation de la Collectivité et ses circuits administratifs ainsi que les interlocuteurs internes et externes pour le suivi de dossier ;
- Maitriser les outils numériques et bureautiques (Elise, Word, Excel, Grand Angle ...) ;
- Connaissance sur l'organisation des EPLE et les spécificités des structures hébergées dans les bâtiments hors EPLE ;
- Appliquer les procédures d'instruction des dossiers fixées par la Collectivité,
- Respecter les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers ;
- Développer des qualités rédactionnelles ;
- Discrétion,
- Organisation, rigueur , réactivité ;
- Capacité à prendre l'initiative, réelle curiosité au regard des évolutions réglementaires ;
- Sens du travail en équipe, diplomatie.
Conditions générales
CDD 12 mois
Interlocuteur Interne : Directions et services de la collectivité régionale, structures hébergées dans les bâtiments hors EPLE
Interlocuteur externe : Entreprises, les EPLE et autres entités nécessaires au bon fonctionnement de ces missions
Conditions de travail :
- Travail en bureau,
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité,
- Participe à la permanence des activités de secrétariat en cas d'absence d'une ou d'autres assistantes administratives de la Direction,
- Disponibilité.
Nous rejoindre
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité à l’écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d’action sociale (adhésion au CNAS), une carte tickets restaurants (Caen), restaurant administratif (Rouen), un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu’une participation à une mutuelle labellisée et Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement
Rémunération : brut fiscal mensuel 1801,73€
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.