Au sein du service des relations publiques et du protocole, les missions de l'assistant administratif et financier seront partagées :

• 50% au sein du pôle administratif et financier : ce pôle est chargé d'assurer l'exécution budgétaire des commandes du service (frais de réception, dépenses protocolaires: cadeaux, fleurs et gerbes...), de l'engagement comptable au paiement des factures (liquidation et pré-mandatement) dans le respect des règles budgétaires et comptables, dans un contexte de décentralisation des mandatements et de dématérialisation de la chaine comptable. Il centralise les marchés du service et concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion.
• 50% au sein du pôle protocole : dans le cadre de la mise en œuvre des politiques régionales, il  gérera la base de données du Cabinet du Président . La gestion des fichiers protocolaires contribue  à valoriser l'image de la Région Normandie, de son Président et des élus .

Missions principales du service :

• Assurer la bonne exécution comptable des commandes du services,  de la demande de devis au pré-mandatement.
• S'approprier les marchés du service (traiteurs/restauration rapide) et en assurer l'exécution juridique et comptable.
• Gérer la base de données des fichiers protocolaires sur le logiciel Event Manager.
• Garantir la fiabilité de la base par une recherche régulières de données auprès de partenaires extérieurs et institutionnels.

Activités principales :

Missions budgétaires et comptables :

• Maitriser les marchés traiteurs et restauration rapide du service: savoir évaluer une prestation (coût), 
• Effectuer les demandes de devis auprès des attributaires et fournisseurs du service, être l'interface de l'intendant de la Région et des traiteurs, assurer l'envoi des commandes et leur suivi.
• Effectuer les saisies comptables dans GDA: vérification du devis/commande/ engagement/ service fait/liquidation/pré mandatement dans le respect des règles budgétaires et comptables, et des marchés publics,  et en respectant le circuit de validations/signatures, essentiellement pour les marchés traiteurs et restauration rapide, voire au delà en cas de nécessité de service.
• Compléter et suivre des tableaux de bord: suivi régulier des dépenses effectuées sur les marchés par fournisseurs (multi attributaires)
• Effectuer les demandes de création des tiers (demande de RIB, recherche base INSEE, contrôle, saisies des données, suivi de la validation)
• Vérifier les données comptables et crédits disponibles sur les tranches déléguées des directions à réception des fiches d’autorisation : relance des services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique.
• Relancer les fournisseurs (devis, factures, RIB)

Missions liées à la gestion des fichiers protocolaires :

• Gérer et fiabiliser les bases de données du Cabinet du Président.
• Assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires
• Alimenter et exploiter le logiciel de gestion de base de données
• Effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs par tous moyens mis à disposition dont phoning
• Assurer les publipostages et envois de courriers / cartons d'invitation / e-mailing du Cabinet 
• Assurer les suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire
• Tenir compte des contraintes CNIL et effectuer les déclarations de fichiers auprès de la CNIL
• Effectuer le classement et l'archivage des fichiers sous format informatique.

Activités secondaires :

• Missions administratives ponctuelles : copie et envoi mensuel des feuilles d’heures supplémentaires et de frais des chauffeurs et agents au pôle gestion du temps.
• Suppléer les autres gestionnaires comptables du service en cas de nécessité de service.
• Réaliser toute activité que le responsable estimerait nécessaire à la bonne marche du pôle.