Sous la responsabilité du chef de service, vous assurez spécifiquement :

•  Le suivi technique de la plateforme de gestion des aides individuelles des jeunes normands
•  Le suivi des demandes de partenariat
•  L’élaboration, le suivi et l’analyse des statistiques des dispositifs d’aides individuelles
•  La coordination et la supervision de l’assistance téléphonique et mail des dispositifs
•  La participation à la réflexion sur l’évolution des dispositifs en faveur des jeunes et des programmes d’accompagnement des partenaires

Vous contribuez, à l’identique des autres gestionnaires administratif et/ou financier du service à l’accueil, l’information et l’accompagnement des jeunes, de leurs familles et des partenaires.*

Activités attendues sur le poste :

Assurer le suivi technique de la plateforme de gestion des aides individuelles des jeunes normands :

• Suivre le back-office et la maintenance de la plateforme favorisant un fonctionnement optimal
• Assurer le lien technique avec le prestataire et suivre les éventuels incidents techniques
• Suivre et traiter les doublons des jeunes et des partenaires et les surcharges des porte-monnaie.
• Traiter les demandes spécifiques et les litiges des bénéficiaires en lien avec le prestataire.
• Assurer le suivi de l’archivage et de la réversibilité des données

Assurer le suivi des demandes de partenariat en lien avec la chargée de projet : 

• Réaliser l’instruction des demandes, procéder à leur validation ou demande de renseignement complémentaire
• Préparer le tableau de suivi des commissions d’affiliation
• Traiter les demandes particulières et les litiges
• Préparer l’annexe du rapport CP relative aux partenaires
• Effectuer le suivi administratif des courriers

Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord des dispositifs :

• Concevoir les tableaux de bord, les outils de gestion et de suivi, suivre et analyser les données
• Assurer spécifiquement le suivi des tableaux de bord permanents en lien avec le correspondant de la direction et le service contrôle de gestion
• Analyser, rédiger, mettre en forme les bilans statistiques : rechercher les informations, savoir les synthétiser et les présenter dans un document détaillé, analyser les informations et commenter les graphiques, proposer des orientations
• Participer à l’évaluation des dispositifs et être force de propositions en terme d’évolution
• Assurer la coordination des demandes de statistiques des autres services et directions

Coordonner et superviser l’assistance téléphonique et mail des dispositifs : 

• Préparer les plannings des permanences en lien avec les collègues concernés
• Suivre et mettre à jour les documents/outils ressources
• Assurer le lien avec les agents de niveau 1 à la DTPR ainsi que les formations relatives à la plateforme de gestion des aides individuelles des jeunes
• Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord de l’assistance bénéficiaires et partenaires : concevoir des outils de gestion et de suivi, suivre et analyser les statistiques quantitatives et qualitatives, rédiger, mettre en forme les bilans, être force de propositions en terme d’évolution
• Assurer le lien avec les responsables de la hotline chez les prestataires

Participer à l’information, la communication et la promotion des dispositifs :

• Accueillir, informer, accompagner et orienter les bénéficiaires et leurs familles : accueil physique/ téléphonique, assistance mail/courrier
• Participer à la préparation d’actions d’information vers les jeunes et les partenaires
• Assurer une présence lors des évènements, temps forts (permanences établissements, forums, salons)
• Participer à la mise sous pli, l’envoi de supports de communication ou tout autre document

Réaliser une veille technique des dispositifs similaires : être en mesure d’analyser des dispositifs similaires et de faire des propositions d’évolution.

Contribuer globalement à la continuité de service dont tout particulièrement en l’absence du gestionnaire en charge des tableaux de bord Pass Monde.