La Région et les structures partenaires recrutent
Assistant administratif en charge des fichiers protocolaires (H/F)
Description de l'entité
Le service relations publiques et protocole accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l’exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux.
Missions
Dans le cadre de la mise en œuvre des politiques régionales, vous contribuez à valoriser l'image de la Région Normandie, de son Président et des élus en gérant les fichiers protocolaires du Cabinet.
Mission principale: (80%)
- Assurer la mise à jour des bases de données des fichiers protocolaires gérés par le Cabinet du Président
- Assurer une veille et mise à jour quotidienne des fichiers protocolaires
- Fiabiliser la base
- Participer au déploiement de nouveaux logiciels de gestion de base de données, être force de propositions
- Alimenter et exploiter les logiciels de gestion et de bases de données
- Effectuer des recherches de données auprès de partenaires extérieurs par tous moyens mis à disposition dont le phoning
- Assurer les publipostages et envois de courriers / cartons d'invitation / e-mailing du Cabinet
- Assurer les suivi des réponses et effectuer les relances si nécessaire
- Tenir compte des contraintes CNIL
- Appui ponctuel au ciblage et à l’extraction de cible d’invités sur de grandes manifestations, et traitement des réponses de présence et d’excuse
Mission gestion des infractions : (20%) et accueil (à la marge)
- Assurer les accueil, le passage de microphones lors de manifestations où le besoin est avéré.
- Assurer le suivi des infractions au code de la route (courrier, relance, suivi...)
- Assurer du suivi des attestations permettant de conduire des véhicules terrestres du parc Automobile
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne de ses missions
- Renseigner les interlocuteurs et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Effectuer le classement et l'archivage des fichiers sous format informatique
- Rendre compte à la hiérarchie tout en ayant le réflexe de la remontée hiérarchique, avant toute transmission
- Faire preuve de discernement, respecter les procédures internes.
- Etablir un retour d’information
- Alerter en temps utile sur les difficultés
Profil
Connaissances principales attendues sur le poste :
- Connaissances des grandes politiques régionales, du fonctionnement des collectivités territoriales, du territoire normand et des partenaires
- Connaissances des enjeux et du contexte politique
- Bonnes connaissances de l’organisation administrative de la collectivité et de ses missions
- Connaissance des grandes règles protocolaires (décret N°95-1037 du 21 septembre 1995 modifiant le décret N° 89-655 du 13 septembre 1989 relatif aux cérémonies publiques, préséances , honneurs civils et militaires)
Compétences principales attendues sur le poste : :
- Maitriser les contraintes CNIL
- Savoir rechercher et échanger des informations auprès des élus, membres du Cabinet, agents de la collectivité ou prestataires extérieurs
- Etre attentif et réactif aux différents besoins et demandes
- Savoir s’organiser et gérer son temps, avoir le sens des priorités
- Savoir anticiper
- Savoir faire preuve de rigueur
- Etre force de proposition
- Etre autonome
- Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Outlook, Oscar, Word, Excel, Powerpoint et Kolok)
- Maitriser les techniques rédactionnelles (prise de notes…)
- Maitriser les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Maitriser Internet et l’Intranet
- Capacité à gérer son stress
- Diplomatie, Courtoisie
- Discrétion
- Réactivité, Disponibilité
- Avoir le sens de la déontologie, de la discrétion professionnelle et la maîtrise du partage d’information
- Faire preuve de discernement, respecter les procédures internes.
Conditions générales
Relations fonctionnelles internes externes :
- Echanges quotidiens et concertation au sein du service Protocole et du Cabinet du Président
- Relations avec les élus régionaux et directions / services internes
- Echanges réguliers avec les partenaires extérieurs
Conditions de travail :
- Travail en bureau
- Horaires variables
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité à l’écoute de ses agents, proposant notamment un dispositif d’action sociale (adhésion au CNAS), un service de conciergerie, un plan de prévention santé au travail ainsi qu’une participation à une mutuelle labellisée et une gare SNCF à proximité.
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité innovante qui favorise
- L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu’à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations de conciergerie et des tarifs avantageux pour les loisirs ;
- Prise en charge de 75% des frais d'abonnement de transport domicile-travail ; Gare SNCF à proximité ;
- Une carte titres restaurant (Caen) ;
- Un plan de prévention santé au travail ; Une participation à une mutuelle labellisée ;
- Le management agile à travers des campus dédiés ;
- La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d’un plan de formation novateur.
Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire. Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement.
Ce poste vous attire ? N’attendez plus et postulez ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! Merci de joindre à votre candidature vos CV, lettre de motivation ainsi qu’une copie de votre dernier diplôme