La Région et les structures partenaires recrutent
Responsable du pôle gestion du temps et déplacements (F/H)
Description de l'entité
Collectivité dynamique et innovante, la Région Normandie comptabilise aujourd’hui plus de 5000 agents répartis sur 2 sites administratifs (Caen et Rouen) et 142 lycées. Les fonctions ressources humaines s’orchestrent autour d’un service et de deux Directions : le Service Pilotage des Ressources Humaines, la Direction Vies et Accompagnements (DVA) et la Direction Parcours de l’Agent (DPA).
La Direction Parcours de l'Agent (DPA) est en charge de :
- Recruter, développer la marque employeur et mettre en œuvre de la Gestion Prévisionnelle de l'Emploi, des Effectifs et des Compétences (GPEEC) ;
- Assurer la gestion administrative et financière des personnels régionaux, des élus régionaux et des membres du Conseil Economique, Social et Environnemental Régional (CESER) ;
- Réaliser le suivi de la gestion du temps de travail et des déplacements professionnels.
Le Pôle Gestion du Temps, Frais de Déplacement est directement rattaché à la DPA. Ce pôle est constitué de 6 personnes et a pour missions la gestion du temps de travail, la gestion et le remboursement des frais de déplacement, l'instruction des dossiers de demandes de congés bonifiés, le suivi des demandes de télétravail, …
Missions
Rattaché à l’équipe de Direction de la Direction Parcours de l'Agent (DPA), vous contribuerez pleinement au collectif des encadrants et participerez à la dynamique managériale de la Direction.
À la tête du Pôle Gestion du Temps et Déplacements, vous assurerez le pilotage stratégique, opérationnel et qualitatif d’une activité essentielle au fonctionnement de la collectivité. Vous encadrerez et animerez une équipe de 5 agents, répartis entre Caen et Rouen, en veillant à harmoniser les pratiques, sécuriser les processus et garantir une qualité de service optimale pour l’ensemble des usagers internes.
Missions :
Piloter et assurer la gestion complète du temps de travail des personnels régionaux - qu’ils exercent en sites administratifs ou en lycées (environ 5000 agents) - en garantissant la fiabilité des données, la cohérence des pratiques et la conformité réglementaire.
Accompagner et sécuriser l’ensemble des déplacements professionnels des agents, des élus régionaux et des membres du CESER : traitement des ordres de mission, suivi des frais, application des règles d’indemnisation, qualité du service rendu.
Contribuer au bon fonctionnement de la collectivité en offrant un appui opérationnel réactif, homogène et lisible, permettant aux usagers internes d’exercer leurs missions dans un cadre clair, sécurisé et maîtrisé.
Dans un contexte d’évolution continue des directions métiers en région (dématérialisation, transitions, etc), vous accompagnerez les transformations du pôle à court et moyen terme.
1. Installer une dynamique managériale forte
- Construire un collectif solide entre Caen et Rouen, basé sur l’entraide, la coopération et la confiance ;
- Donner du sens aux missions, fédérer autour des orientations de la DPA et impulser des pratiques de travail harmonisées.
2. Sécuriser et fiabiliser l’activité du pôle
- Structurer et formaliser les procédures internes pour garantir une qualité de service homogène ;
- Organiser la montée en compétences et la polyvalence des agents ;
- S’assurer de la maîtrise des outils métiers et de la bonne application des règles (veille réglementaire, actualisation des référentiels) ;
- Identifier les points de fragilité pour réduire les risques opérationnels.
3. Assurer le portage et la présentation des projets auprès des instances décisionnelles et partenariales dans le cadre des revues d’activité, arbitrages ou bilatérales régulières
- Préparer, structurer et présenter les projets stratégiques du pôle auprès du collectif des managers de la DPA, de l'Adjointe au Directeur Général Adjoint (ADGA) et du Directeur Général Adjoint (DGA) ;
- Élaborer les supports d’aide à la décision permettant la compréhension et l’arbitrage des orientations du pôle ;
- Porter pour la direction les orientations, analyses et propositions d’évolution lors des instances de dialogue social ;
- Représenter le pôle/la direction auprès des Organisations Syndicales (OS) et des Représentants du Personnel (RP), en garantissant une information claire, transparente et sécurisée ;
- Assurer la cohérence des messages et défendre les positionnements du pôle et de la direction dans le respect du cadre réglementaire, des orientations ressources humaines et de la stratégie de la collectivité.
4. Développer une offre de service lisible et accessible pour les usagers
- Clarifier le tronc commun de services et les niveaux de traitement ;
- Accompagner les usagers dans les situations atypiques et définir les limites du périmètre d’intervention ;
- Contribuer à une relation usagers efficace, réactive et cohérente.
Profil
Connaissances attendues sur le poste
- Maîtrise approfondie du cadre réglementaire relatif au temps de travail dans la fonction publique, incluant les obligations légales, les régimes horaires, les cycles, les astreintes, les sujétions particulières et l’ensemble des règles encadrant l’organisation du travail ;
- Connaissance solide et actualisée de la réglementation applicable aux déplacements professionnels, couvrant les agents et les élus : ordres de mission, modalités de remboursement, hébergement et restauration, déplacements en France et à l’international, ainsi que les règles associées de sécurité, traçabilité et justification.
Compétences attendues
- Expérience confirmée en management d’équipe, incluant animation, responsabilisation, développement des compétences et conduite des régulations collectives ;
- Capacité à organiser, planifier et prioriser en tenant compte des charges, des risques, des contraintes réglementaires et des enjeux de continuité de service ;
- Conception, suivi et exploitation de tableaux de bord pour piloter la performance, analyser les tendances et sécuriser les processus ;
- Animation de démarches qualité et conduite d’actions d’amélioration continue, notamment en fiabilisation des processus et homogénéisation des pratiques ;
- Conduite du changement : accompagnement des évolutions organisationnelles, pédagogie, acculturation aux nouvelles pratiques ;
- Vision stratégique et capacité à structurer un secteur d’activité : anticipation, formalisation des orientations, prise de décision, évaluation des résultats ;
- Capacité rédactionnelle solide pour produire ou mettre à jour les référentiels externes (Charte des temps, règlement du télétravail, guides de procédure, etc.) et documents à portée institutionnelle ;
- Esprit d’analyse, synthèse, rigueur et structuration ;
- Maîtrise indispensable d'Office 365 pour le traitement des données, la production de documents et la communication interne ;
- Compétences appréciées sur les outils métiers : Grand Angle (finances), CIRIL (paie), Horoquartz et/ou MyAntiriad (gestion du temps) ;
- Aisance générale avec les systèmes d’information et intérêt pour l’optimisation des outils.
Savoir-faire
- Capacité à structurer et porter une feuille de route ;
- Capacité à arbitrer et à prendre des décisions en contexte complexe ;
- Sens de la pédagogie et de la conduite collective ;
- Reporting, adaptabilité, rigueur, sens de l'organisation, discrétion (respect de la confidentialité des données personnelles).
Conditions générales
Relations fonctionnelles internes et externes
- Echanges constants avec des encadrants (internes à la Région et équipes fonctionnelles en lycées) ;
- Echanges réguliers avec l'ensemble des interlocuteurs ressources humaines (recrutement, carrières et paies, médecine, etc) ;
- Echanges avec les organisations syndicales en séquences de travail thématiques.
Conditions de travail
- Déplacements hebdomadaires sur Rouen ; déplacements sur le territoire selon les besoins (être titulaire du permis B) ;
- Travail de bureau en horaires réguliers, sauf en période de paie ;
- Télétravail possible, après période d'acclimatation aux activités ;
- Ultérieurement, astreintes possibles.
Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire. Poste à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement.
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité innovante qui favorise
- L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu’à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations de conciergerie et des tarifs avantageux pour les loisirs ;
- Prise en charge de 75% des frais d'abonnement de transport domicile-travail ; Gare SNCF à proximité ;
- Une carte titres restaurant (Caen) ;
- Un plan de prévention santé au travail ; Une participation à une mutuelle labellisée ;
- Le management agile à travers des campus dédiés ;
- La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d’un plan de formation novateur.
N’attendez plus et cliquez sur "postulez" ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! (joindre à votre candidature votre CV, lettre de motivation ainsi qu’une copie de votre dernier diplôme).
La Région Normandie s’engage en favorisant l’inclusion et la diversité. Les postes sont ouverts à tout candidat, sans distinction de genre, de sexe, d’origine, de nationalité ou de tout autre aspect lié à son identité, ainsi qu’aux personnes en situation de handicap.