Au sein du service des relations publiques et du protocole, les missions de l'assistant administratif et financier seront partagées :

• 80% à des missions comptables sous la responsabilité fonctionnelle de la chef du pôle administratif et financier : ce pôle est chargé d'assurer l'exécution budgétaire des commandes du service (frais de réception, dépenses protocolaires: cadeaux, fleurs et gerbes...),  de l'engagement comptable  au  paiement des factures (liquidation et pré-mandatement) dans le respect des règles budgétaires et comptables, dans un contexte de décentralisation des mandatements et de dématérialisation de la chaine comptable. Il centralise les marchés du service et concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion.
• 20% au suivi des demandes de prêt de salles à l'Abbaye aux Dames et intendance.

Missions principales : 

• Assurer la bonne exécution comptable des commandes liées aux réceptions du service,  de la demande de devis au pré-mandatement
• S'approprier les marchés du service (traiteurs/restauration rapide) et en assurer l'exécution juridique et comptable.
• Assurer le suivi et la gestion des demandes de prêt de salles

Activités principales :

Missions budgétaires et comptables:

• Maîtriser les marchés traiteurs et restauration rapide du service : savoir évaluer une prestation (coût), 
• Effectuer les demandes de devis auprès des attributaires et fournisseurs du service, être l'interface de l'intendant de la Région et des traiteurs, assurer l'envoi des commandes et leur suivi
• Effectuer les saisies comptables dans le logiciel Grand Angle (GdA) : vérification du devis/commande/ engagement/ service fait/liquidation/pré mandatement dans le respect des règles budgétaires et comptables, et des marchés publics,  et en respectant le circuit de validations/signatures, essentiellement pour les marchés traiteurs et restauration rapide, voire au delà en cas de nécessité de service, en lien avec le pôle administratif et financier
• Compléter et suivre des tableaux de bord : suivi régulier des dépenses effectuées sur les marchés par fournisseurs (multi attributaires)
• Effectuer les demandes de création des tiers (demande de RIB, recherche base INSEE, contrôle, saisies des données, suivi de la validation)
• Vérification des données comptables et crédits disponibles sur les tranches déléguées des directions à réception des fiches d’autorisation : relance des services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique
• Relance régulière des fournisseurs (devis, factures, RIB)

Missions liées aux prêts de locaux et à l'intendance :

• Gérer la mise à disposition de locaux à l’abbaye aux Dames 
• Recevoir le public pour les mises à disposition des locaux
• Assurer les visite des lieux
• Evaluer les besoins techniques et logistiques
• Etablir le lien avec le régisseur et les agents techniques intendance
• Rédiger le courrier et l’arrêté de mise à disposition des locaux
• Assurer un relais d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs 
• S'assurer de la bonne organisation le jour de la manifestation
• Planifier les commandes des prestataires traiteurs
• Contrôler et gérer le planning d'occupation des salles
• Effectuer le classement et l'archivage des dossiers

Activités secondaires et/ou ponctuelles

• Suppléer son homologue de Rouen sur ses missions comptables en cas de nécessité de service
• Assurer le service café et restauration en renfort des agents d'intendance du site de Caen en cas de nécessité de service
• Vérifier la mise en place des salles et équipement logistique
• Et de manière générale réaliser toute activité que le responsable estimerait nécessaire à la bonne marche du pôle