La Région et les structures partenaires recrutent
Manager opérationnel pôle courrier (F/H)
Description de l'entité
La Direction des moyens généraux (DMG) a pour missions de répondre aux besoins de l'administration régionale sur les sites de Rouen et de Caen en assurant le fonctionnement, la performance et l'optimisation des pôles suivants : accueil, documentation, archives, entretien des locaux, sécurité, transports, reprographie, courrier, restauration.
Le Pôle courrier/reprographie assure le traitement du courrier (entrant et sortant) de la collectivité en veillant à sa traçabilité et sa distribution et la réalisation de prestations de reprographie de qualité.
Missions
Activités
- Mettre en œuvre les orientations de la collectivité pour ce qui concerne les activités du pôle courrier-reprographie
- Coordonner et assurer l’activité de traitement du courrier entrant et sortant de la collectivité (en veillant à sa traçabilité et sa distribution) et l’activité de reprographie.
Pilotage
- Organiser le travail du pôle courrier-reprographie du site de Rouen (anticipation, planification et répartition des tâches) en relation avec le pôle courrier du site de Caen
- S'assurer de la montée en compétence et évaluer les activités des agents de son équipe
- Superviser/gérer le matériel mis à disposition du pôle
- Mettre en place des outils et procédures de traitement
- Participer au suivi des marchés du pôle
- Contribuer à la réflexion et mettre en œuvre les projets portés par la Collectivité ou relevant d’évolutions règlementaires : évolution des logiciels, changement de l’organigramme, processus de dématérialisation du courrier et des factures
- Établir des tableaux de bord et statistiques relatifs à l’activité du courrier et de la reprographie
- Assurer la relation aux services régionaux et à la hiérarchie (être le « référent du pôle ») et avec les prestataires
- Accompagner les activités de reprographie assurée par un agent du pôle
- Contribuer à l'harmonisation des activités et des procédures des deux pôles courrier
- Rendre compte au supérieur hiérarchique.
Traitement
- Assurer le traitement du courrier entrant : réception, ouverture, tri et numérisation du courrier et des factures arrivant sur le site de Rouen
- Relever et traiter les mails arrivant sur la boîte mail courrier
- Enregistrer les courriers et factures sur les progiciels dédiés (OSCAR, Grand Angle) afin d’en garantir la traçabilité et la diffusion électronique
- Diffuser les courriers dans les services régionaux sous la forme de tournées quotidiennes
- Mettre sous pli, adresser et affranchir le courrier
- Répondre aux demandes arrivant par différents canaux (boites mails, téléphone, demandes physiques).
Profil
Connaissances attendues
- Maitriser le fonctionnement de la collectivité, des circuits , des procédures et de l'organigramme
- Connaitre des services, tarifs et produits de La Poste et leurs évolutions
- Connaitre le marché de reprographie
- Connaitre et appliquer les procédures réglementaires et spécifiques applicables au traitement des dossiers et aux marchés publics
- Maitrise du matériel technique utilisé et de la bureautiques et applications dédiés courrier
- Maitriser de Office 365.
Compétences attendues
- Disposer d'un esprit de synthèse, adaptabilité, organisation et rigueur
- Qualité rédactionnelle.
Savoir faire relationnel
- Capacité à travailler en transversalité, esprit d'équipe et aisance relationnelle
- Force de proposition, autonome, réactif, polyvalent, disponible et discrétion.
Conditions générales
Contraintes du poste
- Horaires :travailler dans des délais contraints; permanence pour la réception du courrier (8h15) et l'envoi (16h30)
- Port de charges lourdes, ponctuellement circuit courrier (contrainte météo)
- Permis de conduire B
- Travail en bureau partagé
- Polyvalence sur les volets courrier "entrant", "sortant" et "interne" afin de pouvoir intervenir en support des agents du pôle.
Relations fonctionnelles
- En interne : L'ensemble des directions et des agents régionaux, les attachés de groupes politiques, le Cabinet
- En externe : Centre de tri de La Poste, Service commercial de La Poste, Assistance technique des prestataires liés aux marchés , autres prestataires liés aux activités.
Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire. Poste à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.
Des tests techniques pourraient être organisés lors du processus de recrutement.
Rejoindre la Région Normandie c’est intégrer une collectivité innovante qui favorise :
- L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle : horaires variables, jusqu’à 23 jours de RTT par an, participation financière à la mobilité verte, offre de prestations de conciergerie et des tarifs avantageux pour les loisirs ;
- Prise en charge de 75% des frais d'abonnement de transport domicile-travail ; Gare SNCF à proximité ;
- Un plan de prévention santé au travail ;
- un restaurant administratif ;
- Le management agile à travers des campus dédiés ;
- La formation de ses agents tout au long de leur carrière dans le cadre d’un plan de formation novateur.
N’attendez plus et cliquez sur "postuler" ! Nous avons hâte de vous accueillir au sein de la Région Normandie ! (joindre à votre candidature votre CV, lettre de motivation ainsi qu’une copie de votre dernier diplôme).
La Région Normandie s’engage en favorisant l’inclusion et la diversité. Les postes sont ouverts à tout candidat, sans distinction de genre, de sexe, d’origine, de nationalité ou de tout autre aspect lié à son identité, ainsi qu’aux personnes en situation de handicap.
Le jury se tiendra mi janvier 2027.