Gestionnaire Assemblées (H/F)

Filière : Administrative
Réf. : DMAJ'/GAF/7203
Catégorie : B
Fin de publication : 24/10/2021
Direction : DMAJ' (Marchés, Assemblées et Juridique)
Résidence administrative : Caen
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Description de l'entité

Garant du fonctionnement institutionnel de la collectivité, le service Assemblées possède trois missions principales :

  • la préparation, l’organisation et le suivi des séances du conseil régional, de la commission permanente et des commissions intérieures ;
  • le suivi des décisions et des arrêtés du Président ;
  • la gestion des désignations des élus dans les organismes extérieurs.

Missions

Missions principales du poste : 

  • La gestion des rapports et délibérations de la commission permanente et du conseil régional au moyen du logiciel dédié Airs Délib puis transmission dématérialisée des documents aux élus ;
  • Assurer en polyvalence les fonctions de référent dématérialisation du service et d’administrateur fonctionnel du logiciel Airs Délib ;
  • Assistance téléphonique quotidienne auprès de l'ensemble des utilisateurs ;
  • Relais avec l'ensemble des directions et services (relances dans des délais contraints, infos sur les évolutions de dossiers, contrôle des reprises de corrections...) ;
  • Recensement des dispositifs régionaux et suivi des délégations à la commission permanente ;
  • Organisation du déroulement des assemblées plénières, des commissions permanentes et des commissions intérieures ;
  • Mise en œuvre du caractère exécutoire des délibérations ;
  • Télétransmission préfecture et affichage ;
  • Publication des délibérations sur intranet et le site internet de la région

Activités attendues sur le pose : 

  • Suivi au quotidien de l'état d'avancement des rapports dans Airs Délib (suivi du workflow) ;
  • Gestion des paramétrages dans Airs Délib - ouverture des droits, modification des profils et des modèles de documents ;
  • Capacité à relever les corrections à apporter (rôle de viseur pour le service) des délibérations rédigées par les directions ;
  • Participation aux réunions des commissions intérieures, commissions permanentes, rédaction et diffusion des comptes-rendus aux élus et administratifs ;
  • Présence pendant les séances plénières du Conseil régional (prise de notes, relevé des présences et des votes...)

Profil

Connaissances principales attendues sur le poste

  • Connaître les politiques régionales, l'organisation et de l'environnement institutionnel ;
  • Maîtrise des règles de l'expression orale, d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ;
  • Savoir prendre des notes et avoir l'esprit de synthèse ;
  • Savoir anticiper et être réactif ;
  • Appétence certaine pour les outils informatiques et maîtrise des outils de dématérialisation et de bureautique

Compétences attendues ou à développer :

  • Intérêt pour le travail et le contact direct avec les élus ;
  • Goût pour le travail en équipe, pour la transversalité, très bon niveau rédactionnel ;
  • Capacité d'organisation reconnue, méthode et rigueur, adaptabilité, aptitude à travailler dans des délais contraints et impératifs, polyvalence, disponibilité ;
  • Capacité d'optimisation des processus et des procédures internes au service et transversales avec les directions

Compétences relationnelles: 

  • Disponibilité ;
  • Discrétion ;
  • Patience ;
  • Ecoute ;
  • Esprit d’équipe

 

Conditions générales

Relations fonctionnelles internes et externes : 

Travail avec l’ensemble des directions, le Cabinet du Président et les élus régionaux.

contraintes du poste : 

  • contraintes horaires lors des envois aux élus.

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement

Ce site web utilise des cookies pour la réalisation des statistiques de visites. Ils nous permettent également d'assurer un bon fonctionnement de nos services. En poursuivant votre navigation, vous acceptez l'utilisation de ces cookies.
Pour plus d'informations, Lire la politique des cookies >>.