Assistant de direction (H/F)

Filière : Administrative
Réf. : DEESTRI/AD/31133
Catégorie : B
Fin de publication : 19/10/2021
Direction : DEESTRI (Economie, Enseignement Supérieur, Tourisme, Recherche et Innovation)
Résidence administrative : Caen
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 1ère classe ; Rédacteur principal de 2ème classe

Description de l'entité

La Direction de l'Economie, Enseignement Supérieur, Tourisme, Recherche et Innovation (DEESTRI) met en œuvre la politique régionale en faveur de L'Economie, l’Enseignement Supérieur, le Tourisme, la Recherche et l’Innovation pour contribuer au développement économique du territoire, en cohérence avec les orientations nationales et européennes.
La DEESTRI pilote, coordonne et met en œuvre la stratégie de la Région Normandie en matière d'Economie, d'Enseignement Supérieur, de Tourisme, de Recherche et d'Innovation. Elle propose et développe les approches stratégiques collectives comme inscrites dans le SRDEEII, le SRDT, le SRESRI et les programmes internationaux et nationaux comme le PIA 3 (plan d'investissement d'avenir 3ème programme qui fera la place la plus large à l’enseignement, à la recherche et à la valorisation). Elle travaille en lien étroit avec l'AD Normandie, le Comité Régional du Tourisme et l'Agence d'Attractivité.
Elle a pour but de faire de la Normandie un territoire attractif et innovant, d'excellence et d'expérimentation pour les normands, les touristes, les étudiants, les chercheurs, les jeunes créateurs, les entrepreneurs.

Missions

L'assistant de direction assiste et apporte une aide permanente au Directeur et à la Directrice adjointe en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers dans les champs de compétences de la DEESTRI.

Sous l’autorité directe du Directeur, et de la Directrice adjointe, l'assistant de direction a pour mission de :

  • Gérer l'agenda du Directeur et de la Directrice adjointe, ainsi que l'agenda général de la direction
  • Organiser et préparer les réunions (invitations, réservations de salles et matériels nécessaires, préparation de documents, constitution des dossiers, constitution de l'ordre du jour...), en collaboration avec d'autres secrétariats le cas échéant
  • Participer à l'organisation pratique de la Direction composée de 74 agents
  • En collaboration avec les chefs de services, garantir la cohérence de l’agenda, ainsi que la préparation logistique des déplacements de l’ensemble la Direction
  • Assurer également l'accueil physique et téléphonique pour l'ensemble de la Direction ainsi que la circulation de l’information (gestion du courrier arrivé et départ, circulation des parapheurs, classement administratif dans une logique de dématérialisation et de mutualisation des documents)
  • Suivre des projets et activités de la Direction
  • Gérer le planning des congés de la DEESTRI
  • Gérer les fournitures pour la Direction
  • En qualité de correspondant archives, garantir l'archivage régulier des dossiers, notamment de gestion, tant papier qu’électronique
  • Effectuer les comptes rendus de réunion

Logiciels utilisés : Pack Office, logiciels financier, de gestion de courrier, de gestion des subventions et de gestion des délibérations.

Profil

  • Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité (circuits administratifs, répartition des attributions,…)
  • Bonne connaissance de l'environnement des collectivités
  • Capacité d'anticipation constante des agendas de la Direction et des besoins associés
  • Capacité d'organisation de son travail en fonction des urgences, esprit d'initiatives
  • Faire preuve de réactivité, d'adaptabilité
  • Autonomie dans l'organisation du travail
  • Capacité à rendre compte à la Direction
  • Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Progos, Oscar, R’délib, Outlook, Powerpoint...)
  • Etre capable de travailler en équipe
  • Primauté du contact direct et communication permanente avec le Directeur, la directrice adjointe et les collègues de la DEESTRI
  • Savoir travailler en équipe
  • Capacité d'adaptation en fonction des besoins de chacun
  • Diplomatie, discrétion et capacité d'écoute

Conditions générales

Relations fonctionnelles : Échanges d'informations avec les autres assistants administratifs et les cadres pour lesquels il/elle travaille, relation régulière avec les services, contact avec les autres collectivités et instances extérieures, accueil éventuel de visiteurs

Contraintes du poste :

Horaires réguliers mais dont l'amplitude peut varier en fonction des pics d'activité et obligations de la DEESTRI
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres auprès desquels il/elle travaille
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire + tickets restaurant

Poste vacant à pourvoir le 01/12/2021 selon les modalités statutaires de recrutement

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