Accompagner les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assurer un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux projets régionaux.
Sous la responsabilité hiérarchique du chef du service des relations publiques et du protocole et en collaboration avec les 2 chargés de projet protocole, il :
- Garantit le respect du décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 modifié relatif à l'organisation des cérémonies publiques,
- Assure le suivi du volet protocolaire des cérémonies et manifestations de la Région,
- Assure les relations avec les différentes autorités et partenaires institutionnels de la collectivité,
Mise à disposition de locaux à l’abbaye aux Dames :
- Recevoir le public pour les mises à disposition des locaux,
- Assurer les visite des lieux,
- Rédiger le courrier et l’arrêté de mise à disposition des locaux,
- Assurer un relai d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs,
Organisation de manifestations en autonomie, ou en soutien des chargés de projets suivant le type dossier :
- Prise de contact avec les élus (via les assistantes et les collaborateurs) , les directions générales, les entreprises, les filières,
- Effectuer les repérages des lieux en extérieur pour le déplacement des élus et en assurer les compte-rendu,
- Proposer l'aménagement des salles des manifestations et être force de propositions,
- Établir le lien avec le régisseur, les services logistique et la communication,
- Évaluer les besoins techniques et logistiques,
- Réaliser les comptes rendus des déroulés des déplacements,
- Proposer à la validation les déroulés des manifestations,
- Réaliser les cartons d'invitation et assurer le suivi des réponses,
- Assurer le suivi de la boîte mail protocole,
- Assurer les relances aux invitations (phoning, courriers, mèls...),
- S’assurer du bon déroulement sur site le jour de la manifestation,
- Vérifier la mise en place des salles,
- Gérer les outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, cavaliers, badges...) ainsi que les équipements logistiques,
- Assurer les accueils protocolaires et les placements protocolaires lors des manifestations,
- S’assurer du bon déroulement le jour de la manifestation.
Accueil téléphonique et physique du pôle :
- Renseigner les interlocuteurs,
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
- Alimenter la base de données en transmettant les contacts institutionnels collectés aux agents chargés des fichiers protocolaires,
- Rendre compte à la hiérarchie.
Relations fonctionnelles internes et externes :
- Échanges quotidiens et concertation avec le chef de service et les chargés de projet,
- Participation à des groupes de travail,
- Président, élus régionaux, directions / services internes, partenaires institutionnels, prestataires extérieurs.
Contraintes du poste :
- Travail en équipe,
- Travail en bureau et déplacement sur les lieux des manifestations (territoire normand, parfois au-delà),
- Horaires réguliers mais dont l'amplitude peut être variable en fonctions du calendriers des manifestations et des obligations du service.
Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.