Gestionnaire administratif protocole (H/F)

Filière : Administrative
Réf. : SRPP/GAF/30093
Catégorie : B
Fin de publication : 15/07/2022
Direction : SRPP (Service Relations Publiques et Protocole)
Service : SRPP / Mission protocole - relations publiques
Résidence administrative : Caen
Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe

Description de l'entité

Accompagner les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assurer un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux projets régionaux.

Missions

Sous la responsabilité hiérarchique du chef du service des relations publiques et du protocole et en collaboration avec les 2 chargés de projet protocole, il :

  • Garantit le respect du décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 modifié relatif à l'organisation des cérémonies publiques,
  • Assure le suivi du volet protocolaire des cérémonies et manifestations de la Région,
  • Assure les relations avec les différentes autorités et partenaires institutionnels de la collectivité,

Mise à disposition de locaux à l’abbaye aux Dames :

  • Recevoir le public pour les mises à disposition des locaux,
  • Assurer les visite des lieux,
  • Rédiger le courrier et l’arrêté de mise à disposition des locaux,
  • Assurer un relai d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs,

Organisation de manifestations en autonomie, ou en soutien des chargés de projets suivant le type dossier :

  • Prise de contact avec les élus (via les assistantes et les collaborateurs) , les directions générales, les entreprises, les filières,
  • Effectuer les repérages des lieux en extérieur pour le déplacement des élus et en assurer les compte-rendu,
  • Proposer l'aménagement des salles des manifestations et être force de propositions,
  • Établir le lien avec le régisseur, les services logistique et la communication,
  • Évaluer les besoins techniques et logistiques,
  • Réaliser les comptes rendus des déroulés des déplacements,
  • Proposer à la validation les déroulés des manifestations,
  • Réaliser les cartons d'invitation et assurer le suivi des réponses,
  • Assurer le suivi de la boîte mail protocole,
  • Assurer les relances aux invitations (phoning, courriers, mèls...),
  • S’assurer du bon déroulement sur site le jour de la manifestation,
  • Vérifier la mise en place des salles,
  • Gérer les outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, cavaliers, badges...) ainsi que les équipements logistiques,
  • Assurer les accueils protocolaires et les placements protocolaires lors des manifestations,
  • S’assurer du bon déroulement le jour de la manifestation.

Accueil téléphonique et physique du pôle :

  • Renseigner les interlocuteurs,
  • Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur,
  • Alimenter la base de données en transmettant les contacts institutionnels collectés aux agents chargés des fichiers protocolaires,
  • Rendre compte à la hiérarchie.

Profil

  • Connaissance des règles protocolaires (décret de 1989 modifié),
  • Bonnes connaissances de l’organisation de la collectivité, ses circuits administratifs,
  • Connaissance des logiciels mis à disposition du service notamment celui de gestion du fichier protocolaire Event Manager,
  • Savoir constituer, traiter et suivre un dossier,
  • Savoir établir une relation de confiance entre les différents interlocuteurs,
  • Savoir rechercher et échanger des informations auprès des élus, membres du Cabinet, agents de la collectivité ou prestataires extérieurs,
  • Savoir s’organiser et gérer son temps (avoir le sens des priorités),
  • Savoir anticiper,
  • Savoir travailler en équipe, en esprit d'entraide et de collaboration,
  • Être capable d'assurer la gestion d'évènements à partir de dispositifs législatifs et réglementaires de manière autonome,
  • Maitriser les règles de l expression orale et écrite de qualité, ainsi que les techniques administratives de rédaction,
  • Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Event Manager),
  • Maitriser Internet et l’Intranet,
  • Être attentif et réactif aux différents besoins et demandes,
  • Capacité d'écoute et de dialogue,
  • Connaissance des règles élémentaires de bienséance et de courtoisie,
  • Diplomatie,
  • Disponibilité,
  • Discrétion, confidentialité,
  • Être autonome et faire preuve d'adaptabilité, esprit d'initiative,
  • Savoir faire preuve de polyvalence, rigueur,
  • Savoir gérer son stress,
  • Établir un retour d’information,
  • Alerter en temps utile sur les difficultés.

Conditions générales

Relations fonctionnelles internes et externes :

  • Échanges quotidiens et concertation avec le chef de service et les chargés de projet,
  • Participation à des groupes de travail,
  • Président, élus régionaux, directions / services internes, partenaires institutionnels, prestataires extérieurs.

Contraintes du poste :

  • Travail en équipe,
  • Travail en bureau et déplacement sur les lieux des manifestations (territoire normand, parfois au-delà),
  • Horaires réguliers mais dont l'amplitude peut être variable en fonctions du calendriers des manifestations et des obligations du service.

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.

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