Responsable service administratif et financier (H/F)

Filière : Administrative
Réf. : DBR/MI/30230
Catégorie : A
Fin de publication : 18/08/2022
Direction : DBR (Bâtiments Régionaux)
Service : DBR / Service Administratif et Financier
Résidence administrative : Caen
Grade : Attaché ; Attaché principal

Description de l'entité

La Direction des Bâtiments Régionaux est une direction opérationnelle qui a en charge l'ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire.
Le patrimoine régional comprend 159 lycées pour environ 2 500 000 m² bâtis ainsi qu'un parc immobilier comprenant, entre autres, 2 abbayes, la maison des Quatrans, le Manoir Mesnil aux Grains, l'Institut de Pathologie du Cheval, la caserne J. d'Arc, la chapelle du lycée Corneille, le Pôle Régional des Savoirs, un centre de données régional, une plateforme logistique, ... pour plus de 110 000 m².
La structuration actuelle de la fonction de gestion des bâtiments au sein de la Région vise à accroître la maitrise du patrimoine immobilier dont elle est propriétaire. Cette orientation a notamment permis la reprise en maîtrise d'ouvrage directe des opérations immobilières précédemment confiées à des mandataires.

Missions principales du service :

Au sein de la Direction-adjointe de la DBR, le service administratif et financier est en charge, entre autres, de :

  • La co-construction avec la direction du Plan Pluriannuel d'Investissement (PPI), des budgets et des documents comptables de références (garantie de la bonne exécution du budget de la Direction) ;
  • La réalisation de l'ensemble des écritures comptables et des pièces comptables et financières nécessaires à la bonne réalisation des travaux et des contrats de marchés publics afférents (respect des règles de la comptabilité publique) ;
  • L'amélioration de l'efficacité des dépenses et l'accompagnement des services techniques, juridique et foncier dans cette démarche.

Missions

Missions principales du poste :

Sous la responsabilité et la coordination du directeur adjoint administratif et financier, le ou la Cheffe de service aidé du chef de service adjoint a pour mission de :

  • Préparer de manière collaborative avec les autres responsables de la direction, suivre et exécuter le budget pour la DBR conformément aux contraintes et décision de la collectivité ;
  • Garantir l'exécution de l'ensemble des actes et opérations comptables dans le cadre des nouvelles responsabilités entre payeur et ordonnateur ;
  • Sécuriser, fiabiliser et stabiliser les procédures sur le plan administratif et financier ;
  • Participer à la mise en place et le suivi d'indicateurs pertinents, permettant de mesurer la réalisation des objectifs de la DBR mais aussi d'améliorer l'efficacité des dépenses (ce travail collaboratif au sein de la DBR est un axe de développement important du poste) ;
  • Assurer la finalisation de la transition numérique du service au sein d'une démarche transversale de création de SI (Système d'Information) de la Direction ;
  • Manager l'équipe du service Administration Financière bi-sites de 23 agents ;
  • Organiser, animer et évaluer le travail des collaborateurs du service : 1 de catégorie A, 2 de catégorie B et 20 de catégorie C.

Activités attendues sur le poste :

Management opérationnel :

  • Décliner les priorités de la collectivité et de la direction au sein d'un projet de service ;
  • Planifier les activités, attribuer les missions et tâches aux agents ;
  • Accompagner les collaborateurs dans l'exercice de leurs missions ;
  • Impulser et développer une dynamique d'équipe, partenariale et de travail en transversalité ;
  • Communiquer, informer et rendre compte sur les missions et projets du service.

Gestion des ressources budgétaires :

  • Réaliser les travaux préparatoires avec les chefs de services et les chefs de services adjoints pour l'élaboration du budget prévisionnel, proposition, corédaction des projets de rapport, suivi et contrôle de l'exécution budgétaire de la direction et du respect des règles comptables et budgétaires ;
  • Contrôler la gestion et les engagements de dépenses de l'ensemble de la direction ;
  • Contribuer aux travaux préparatoires pour le compte administratif ;
  • Être le référent avec le chef de service adjoint auprès de la Direction des Finances et de l'Appui au Pilotage, pour les questions budgétaires et financières.

Gestion administrative et financière :

  • Contrôler et signer les documents comptables nécessaires au mandatement dans le cadre de ses délégations ;
  • Coconcevoir et mettre en œuvre les tableaux de bord nécessaires à la gestion financière notamment au travers la prescription d'indicateurs nécessaires au suivi de l'activité du service mais plus largement relatif à l'emploi des lignes et programmes d'investissement et fonctionnement.

Management des Ressources Humaines :

  • Co-élaborer les fiches de poste des agents du service et participer à leurs recrutements ;
  • Réaliser l'entretien professionnel annuel des agents ;
  • Veiller au développement des compétences des agents pour assurer l'évolution des métiers liés au service ;
  • Suivre le temps de travail et les congés des collaborateurs.

Appui technique et coordination :

  • Contribuer à l'élaboration pour les procédures budgétaires, comptables, financières de leur contrôle et de leur maitrise par la mise en place de propositions partagées au sein de la direction et avec les directions partenaires ;
  • Participer à la coordination et au suivi des projets transversaux et en assurer le suivi au sein de la direction ;
  • Assurer la mise en place la dématérialisation des activités du service de manière générale.

Profil

Compétences techniques :

  • Procédures comptables, administratives et budgétaires (M57) ;
  • Contrôle de gestion ;
  • Contrôle de procédures et maîtrise des risques ;
  • Code des Marchés Publics ;
  • Processus décisionnel de la collectivité ;
  • Aptitude au management et à travailler en équipe ;
  • Maitriser l'élaboration et le suivi de budget pour une direction ou une collectivité ;
  • Maitriser la comptabilité publique territoriale ;
  • Connaitre la maîtrise des risques ;
  • Maitriser les outils informatiques et logiciels financiers (GDA).

Compétences relationnelles :

  • Rigueur ;
  • Autonomie ;
  • Animation et travail en équipe ;
  • Esprit d'analyse ;
  • Réactivité, disponibilité ;
  • Confidentialité.

Conditions générales

Contraintes du poste :

  • Activité saisonnière avec des amplitudes fortes liées aux travaux budgétaires et comptables.

Relations fonctionnelles internes et externes :

Direction des Finances et de l'Appui au Pilotage, Direction Juridique, Maitrise d'Œuvre, Entreprises, Paierie Régionale, Lycées, Mandataires.

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire + carte ticket restaurant.

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.

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