Assistant administratif et financier service des formations sanitaires et sociales CDD 4 mois (H/F)

Filière : Administrative
Réf. : DFTLV/AAF/37191
Catégorie : C
Fin de publication : 25/08/2022
Direction : DFTLV (Formation Tout au Long de la Vie)
Service : DFTLV / Service des Formations sanitaires et sociales
Résidence administrative : Caen
Grade : Adjoint administratif territorial ; Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe

Description de l'entité

Au sein de la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie, le service des Formations Sanitaires et Sociales initie, met en œuvre et suit les axes définis dans le cadre du schéma des Formations Sanitaires et Sociales au travers de :

  • La construction de la carte des formations.
  • L'attribution des bourses sur critères sociaux.
  • La définition et la déclinaison des règles de financement des parcours de formation.
  • La définition et la déclinaison des règles de financement des instituts.

Missions

  • Assurer l’accueil, l’information et l’orientation du public (téléphone).
  • Renseigner sur les dispositifs régionaux et orienter vers l’agent concerné.
  • Participer à la permanence téléphonique de la direction.
  • Assurer le secrétariat du service.
  • Favoriser la circulation et la transmission d’informations internes et externes.
  • Saisir, mettre en forme et relire les notes, courriers, rapports AP/CP, délibérations….
  • Distribuer le courrier du service et assurer son suivi sur OSCAR.
  • Assurer l’organisation matérielle et logistique du service (réservation de salles, de véhicules, commande de fournitures, tableaux de congés …).
  • Organiser des réunions, gérer l’agenda du chef de service.
  • Vérifier des données et leur cohérence (outil de gestion des budgets des instituts de formation et outil de gestion des données liées à la scolarité des élèves et étudiants).
  • Mettre à jour des données sur les outils de gestion du service.
  • Saisir des dossiers de demandes de subvention sur Extranet des aides - Progos.
  • Effectuer des tâches de contrôle et de saisie d'informations en soutien aux chargés de mission.
  • Rédiger des comptes rendus de réunion.
  • Participer à l'organisation de l'activité de la direction, en lien avec l'ensemble des assistant(e)s.

Profil

  • Être expert des outils bureautiques.
  • Maîtriser les logiciels métiers (SOLSTISS - PROGOS - SPHINX).
  • Maîtriser les techniques d’expression orale et écrite, notamment l’orthographe et la grammaire.
  • Maîtriser l’environnement professionnel.
  • Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et d'expression écrite.
  • Savoir organiser la charge de travail.
  • Savoir gérer les priorités.
  • Avoir le sens du dialogue et de l'écoute.
  • Rigueur, méthode, organisation et diplomatie.

Conditions générales

Relations fonctionnelles :

  • En interne : ensemble des services de la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie, autres directions de la collectivité, Cabinet, Elus régionaux.
  • En externe : usagers, organismes et instituts de formation, centres hospitaliers, Université, ARS, DRDJSCS, Pôle emploi, Missions Locales, Cap emploi, PLIE, Direccte, Agefiph, collectivités, associations

Contraintes horaires liées à la permanence téléphonique.

Opportunités :

  • Télétravail possible - Action sociale - Plan de prévention santé au travail - Environnement de travail privilégié au sein du site de l’Abbaye aux Dames  - Gare SNCF à proximité.

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + tickets restaurant.

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.

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