Assistant de commissions du CESER (H/F)

Filière : Administrative
Réf. : CESER/AAF/267
Catégorie : C
Fin de publication : 28/05/2023
Direction : CESER
Service : CESER
Résidence administrative : Rouen
Grade : Adjoint administratif territorial ; Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe

Description de l'entité

Le CESER est, auprès du Conseil régional, une assemblée consultative. Il a pour mission d'informer le Conseil régional sur les enjeux et conséquences économiques, sociaux et environnementaux des politiques régionales, de participer aux consultations organisées à l'échelle régionale, de conduire des études de prospective territoriale régionale ainsi que de contribuer à des évaluations et à un suivi des politiques publiques régionales.

Missions

Missions principales du poste :

Sous l'autorité du Directeur :

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique,
  • Assurer le secrétariat des commissions thématiques du CESER et de groupes de travail affiliés,
  • Gérer et suivre les représentations du CESER dans les organismes extérieurs.

Activités attendues sur le poste :

  • Assurer l'accueil physique et téléphonique,
  • Gestion du courrier,

Assurer le secrétariat des commissions thématiques du CESER et de groupes de travail affiliés :

  • Organisation des réunions de commissions et de groupes de travail (convocations, réservations de salles, programmation des visio-conférence, etc.),
  • Mise à jour des informations sur le site internet (dates, convocations, relevés de décision, etc.),
  • Réalisation de la diffusion des études du CESER (publipostage, prise de rendez-vous pour les portages),
  • Mise à jour de documents divers (tableaux de participation, calendrier général de réunions etc.),
  • Prise en charge des aspects logistiques (réservations trains, hôtels etc.)

Gérer et suivre les représentations du CESER dans les organismes extérieurs :

  • Gestion des invitations et représentations extérieures (sollicitation des conseillers par mail, réponse aux organisateurs, etc.),
  • Suivi des représentations dans les organismes extérieurs dans le canevas du Bureau,
  • Organiser sa mission de correspondante archives,
  • Contribuer à la préparation et au déroulement de manifestations extérieures du CESER,
  • Participer aux tâches communes et astreintes internes à l’équipe du pôle administratif du CESER,
  • Mettre en place et adapter des procédures internes liées au poste et tenir à jour des fiches de procédures.

Profil

Compétences techniques 

  • Bonne connaissance des institutions publiques et socio-professionnelles,
  • Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité régionale et du CESER,
  • Bonne capacité rédactionnelle ,
  • Autonomie dans l'organisation du travail,
  • Esprit d'initiative, efficacité, rigueur,
  • Sens des responsabilités et disponibilité,
  • Polyvalence avec les autres assistantes ,
  • Maitrise des outils bureautiques et informatiques.

Compétences relationnelles

  • Sens de la discrétion et du respect de la confidentialité ,
  • Diplomatie et attention avec les conseillers et  l'extérieur,
  • Sens du contact et des relations publiques ,
  • Aptitudes et goût pour le travail en équipe et la coopération.

Conditions générales

Relations internes et externes :

Internes : les Conseillers économiques,  sociaux et environnementaux régionaux, tous les services du Conseil régional.
Externes : les administrations, les collectivités territoriales, les organismes professionnels et interprofessionnels, les organisations syndicales, les personnes en contact avec le Directeur.

Conditions d'exercice : 

Déplacements et horaires liés  aux réunions du CESER (sessions plénière,  Bureau, réunions d'équipe)

Opportunités : 

  • Télétravail possible - Action sociale - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail – Gare SNCF à proximité - TEOR (Rouen) -  Restaurant administratif (Rouen)

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement

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