Assistant administratif en charge de l'exécution comptable - CDD 6 mois (H/F)

Filière : Administrative
Réf. : SRPP/AAF/64352
Catégorie : C
Fin de publication : 30/05/2023
Direction : SRPP (Service Relations Publiques et Protocole)
Service : SRPP / Mission protocole - relations publiques
Résidence administrative : Caen
Grade : Adjoint administratif territorial

Description de l'entité

Le Service des Relations Publiques et Protocole (SRPP) accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions, en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assure un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux.

 

Missions

Au sein du service des relations publiques et du protocole, le pôle administratif et financier est chargé d'assurer l'exécution budgétaire et la chaine comptable. Le pôle concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion en lien avec les gestionnaires comptables des autres pôles du service et le référent financier.

Missions principales :

  • Effectuer les saisies liées à l'exécution budgétaire dans le logiciel métier (grand angle)
  • Créer les tiers dans le référentiel
  • Vérifier les données budgétaires lors des demandes de prise en charge des frais de restauration des directions au protocole.

Activités principales :

  • Vérifier et contrôler précisément les données comptables, transmission des mails aux agents en cas d'erreur, re vérification et validation du mandat ( mandatement des factures)
  • Créer des tiers dans le référentiel tiers (demande de devis, recherche base INSEE, saisies des données, suivi de la validation)
  • Vérifier les tranches déléguées des directions à réception des fiches d'autorisation
  • Relancer les services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique
  • Suivre les demandes liées aux séminaires des directions, vérifier de l'existence du tiers, demande de RIB, suivi factures
  • Relancer des fournisseurs (devis, factures, RIB)

Activités secondaires et/ou ponctuelles :

  • Saisir mensuelle des prévisions de trésorerie dans l'outil Webget
  • Engager les commandes du service et pré mandater les factures en cas de besoin ou d'absence d'un ou plusieurs collègues
  • Copier et envoyer mensuellement les feuilles d'heures supplémentaires et de frais des agents au pôle gestion du temps
  • Alimenter les tableaux de bord

Profil

  • Connaissance de l'environnement territorial
  • Connaissance du règlement budgétaire, financier et comptables des Régions (M71)
  • Connaissance des imputations comptables
  • Maîtrise des outils informatiques et connaissance des logiciels
  • Rigueur, autonomie, discrétion et respect des consignes
  • Capacité à anticiper et à gérer les priorités, réactivité et adaptabilité
  • Qualités rédactionnelles et relationnelle (pédagogie, diplomatie)
  • Capacité à rendre compte (anomalie, information pertinente)
  • Capacité à travailler en équipe, esprit d'entraide, collaboration.

Conditions générales

Conditions de travail :

  • Disponibilité en fonction du cycle comptable
  • Horaires réguliers fonction de l'amplitude du service
  • Contraintes de délais (lié au délai global de paiement des factures)
  • Congés à planifier par roulement avec les collègues
  • Relations fonctionnelles internes : toutes les directions
  • Relations fonctionnelles externes : fournisseurs

Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire + tickets restaurant (site de Caen) 

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement

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