Au sein du service des relations publiques et du protocole, le pôle administratif et financier est chargé d'assurer l'exécution budgétaire et la chaine comptable. Le pôle concourt à la mise en place des bonnes pratiques et à leur diffusion en lien avec les gestionnaires comptables des autres pôles du service et le référent financier.

Missions principales :

• Effectuer les saisies liées à l'exécution budgétaire dans le logiciel métier (grand angle)
• Créer les tiers dans le référentiel
• Vérifier les données budgétaires lors des demandes de prise en charge des frais de restauration des directions au protocole.

Activités principales :

• Vérifier et contrôler précisément les données comptables, transmission des mails aux agents en cas d'erreur, re vérification et validation du mandat ( mandatement des factures)
• Créer des tiers dans le référentiel tiers (demande de devis, recherche base INSEE, saisies des données, suivi de la validation)
• Vérifier les tranches déléguées des directions à réception des fiches d'autorisation
• Relancer les services si besoin pour créer la tranche ou alimenter la bonne nature analytique
• Suivre les demandes liées aux séminaires des directions, vérifier de l'existence du tiers, demande de RIB, suivi factures
• Relancer des fournisseurs (devis, factures, RIB)

Activités secondaires et/ou ponctuelles :

• Saisir mensuelle des prévisions de trésorerie dans l'outil Webget
• Engager les commandes du service et pré mandater les factures en cas de besoin ou d'absence d'un ou plusieurs collègues
• Copier et envoyer mensuellement les feuilles d'heures supplémentaires et de frais des agents au pôle gestion du temps
• Alimenter les tableaux de bord