La Région et les structures partenaires recrutent
Gestionnaire administratif et financier en charge du protocole (H/F) - CDD
Description de l'entité
Le Service des Relations Publiques et Protocole (SRPP) accompagne les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et en assurant un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux nouveaux projets régionaux.
Missions
Sous la responsabilité hiérarchique du chef du service des relations publiques et du protocole, le/la gestionnaire administratif et financier :
- Garantit le respect du décret n° 89-655 du 13 septembre 1989 modifié relatif à l'organisation des cérémonies publiques,
- Assure le suivi du volet protocolaire des cérémonies et manifestations de la Région,
- Assure les relations avec les différentes autorités et partenaires institutionnels de la collectivité.
Activités attendues sur le poste :
- Accueil téléphonique et physique,
- Accueil du public (pour les mises à disposition des locaux, lors de manifestations),
- Rédaction de courriers, d'arrêtés et de comptes-rendus,
- Assurer un relai d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs,
- Organisation de manifestations en autonomie ou en soutien des chargés de projets
- Prendre de contact avec les élus (via les assistantes et les collaborateurs) , les directions générales, les entreprises, les filières
- Effectuer les repérages des lieux en extérieur pour le déplacement des élus,
- Evaluer les besoins techniques et logistiques,
- S’assurer du bon déroulement des manifestation.
- Assurer le suivi de la boîte mail protocole,
- Assurer les relances aux invitations (phoning, courriers, mails…).
Profil
Connaissances et compétences attendues :
- Connaissance des règles protocolaires,
- Connaissances du fonctionnement d'une collectivité territoriale et ses circuits administratifs,
- Savoir constituer, traiter et suivre un dossier,
- Savoir rechercher et échanger des informations auprès des élus, membres du Cabinet, agents de la collectivité ou prestataires extérieurs,
- Savoir s’organiser et gérer son temps (avoir le sens des priorités),
- Savoir assurer la gestion d'évènements,
- Posséder des compétences en expression orale et écrite
- Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Event Manager).
Savoir-faire relationnels :
- Esprit d'équipe, d'entraide et de collaboration,
- Réactivité et adaptabilité,
- Capacité d'écoute et de dialogue,
- Diplomatie et discrétion,
- Être autonome et force de proposition,
- Rigueur et organisation.
Conditions générales
Contrat du 9/02 au 30/05/2024.
- Travail en bureau et déplacement sur les lieux des manifestations (territoire normand, parfois au-delà)
- Horaires réguliers mais dont l'amplitude peut être variable en fonctions du calendriers des manifestations et des obligations du service.
Opportunités : Action sociale – Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - Environnement de travail privilégié au sein du site de l’Abbaye aux Dames - Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement : rémunération selon conditions statutaires
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement