Assistant(e) de gestion financière - commandes- SAF -Rouen(H/F)

Filière : Administrative
Réf. : DBR/AAF/00393
Catégorie : C
Fin de publication : 01/03/2024
Direction : DBR (Bâtiments Régionaux)
Service : DBR / Service Administratif et Financier
Résidence administrative : Rouen
Grade : Adjoint administratif territorial ; Adjoint administratif territorial principal de 2ème classe ; Adjoint administratif territorial principal de 1ère classe

Description de l'entité

La DBR est une direction opérationnelle qui a en charge l'ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire. 
Le patrimoine régional comprend 159 lycées pour environ 2 500 000 m² bâtis ainsi qu'un parc immobilier pour plus de 110 000 m²
Le service administratif et financier a pour missions :
   - Sécuriser, fiabiliser les procédures au sein de la Direction sur le plan financier, accentué par la réforme de la responsabilité personnelle et pécuniaire des comptables publics au 1er janvier 2023 visant à fluidifier l'action publique, en concentrant les contrôles sur les risques financiers majeurs et en réservant l'intervention du juge aux fautes les plus graves.
   - élaborer,  suivre et l'exécuter le budget de la Direction des Bâtiments Régionaux en dépenses et en recettes.
   - assurer l'exécution financière des marchés publics, des opérations de travaux et des autres recettes/dépenses de la DBR.
   - conseiller sur l'ensemble des données financières.

Missions

Missions principales du poste :

  • Garantir l'application des règles et procédures de la collectivité en matière de dépenses et recettes.
  • Effectuer l'exécution budgétaire en recettes et en dépenses conformément à la réglementation juridique applicable en matières de marchés et de contrats.
  • Assurer le suivi financier des opérations (montage du dossier jusqu'au solde administratif et financier).
  • Accompagner les besoins des agents des différentes services de la direction sur son champ de compétence.
  • Accompagner jusqu'à résolution les demandes des entreprises sur leur problématique et leur questionnement.

Activités attendues sur le poste :

  • Vérification des pièces justificatives et contrôle de complétude des dossiers (marchés, ordre de service, notification, courrier, certificats administratif, accusés de réception, actes de sous-traitance, avenants, etc.…)
  • Analyse des pièces juridiques (CCAG, CCAP, Acte d’engagement…) permettant de ressortir les modalités de paiement définies dans les marchés (conditions de paiement, avances, retenue de garantie, pénalités…)
  • Suivi financier spécifique de chaque opération sous la responsabilité du CS avec création et alimentation d'outils permettant dans les conditions de mise en œuvre des marchés, d’un tableau spécifique de calcul et de suivi des révisions de prix.
  • Alimentation d’un tableau de suivi des avances (permettant le suivi de la récupération/résorption d’avances) , de suivi des retenues de garantie ou caution bancaire (permettant un suivi de la date de libération de la retenue de garantie).
  • Création et modification des tiers dans le portail tiers.
  • Contrôle de la disponibilité de crédits et détermination de l’imputation comptable en fonction de la nature de la demande.
  • Création des engagements et des liquidations en dépenses et des recettes sur les situations de travaux, notes d'honoraires et factures sur les prestations réalisées dans le cadre de marchés, conventions, gestion du patrimoine, taxes…
  • Elaboration des Certificats pour Paiement intégrant l’ensemble des éléments constituants la dépense et ajout de l’ensemble des pièces justificatives à l’appui du mandat.
  • Etablissement des commandes de la direction,  de la création de l'engagement jusqu'à l'envoi au fournisseur (visas internes, signature, envoi, scan, information du demandeur, classement informatique et physique).
  • Alimentation du tableau des travaux en régie permettant la récupération de la FCTVA (fourniture et temps de travail E2M) transmis à la DFAP.
  • Suivi financier d’opérations  (montage financier de l’opération), suivi en cours d'exécution en lien avec le volet technique, solde financier et administratif de l’opération (situations de travaux et décomptes financiers, DGD), du marché et archivage.
  • Traitement de toutes les sollicitations de la DFAP et de la Paierie régionale en lien avec la hiérarchie.

Profil

Connaissances principales attendues sur le poste :

  • L'organisation de l'institution et ses circuits administratifs.
  • Le code des marchés publics et de la commande publique.
  • Les principes d'exécution budgétaire et comptable.

Compétences principales attendues sur le poste :

  • Maitriser le logiciel financier (Grand Angle).
  • Connaitre Excel, Word, Oscar, Portail tiers, e parapheur, I partenaire.

Savoir-faire relationnel attendu sur le poste :

  • Autonomie.
  • Travail en transversalité.
  • Esprit d'équipe
  • Rigueur.
  • Organisation.
  • Réactivité.
  • Confidentialité.
  • Respect des délais.
  • Partage des connaissances.
  • Savoir rendre compte à sa hiérarchie.

Conditions générales

Relations fonctionnelles internes et externes :

Tous les services de la direction des Bâtiments régionaux, Direction des finances et de la commande publique, Maitres d'œuvres, Entreprises, Lycées, Paierie Régionale.

Conditions de travail :

  • Activité saisonnière avec des amplitudes fortes  en période de clôture budgétaire.
  • Polyvalence attendue sur l'ensemble des dossiers.
  • Service bi-sites.

Opportunités :

Télétravail possible - Action sociale – Restaurant administratif – Navette inter site Caen/Rouen-Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - TEOR - Gare SNCF à proximité

Conditions de recrutement :

Rémunération selon conditions statutaires + Régime indemnitaire.

Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.

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