Chargé de projet Mosaic office (F/H) - CDD

Filière : Administrative
Réf. : DMG/CP/61751
Catégorie : A
Fin de publication : 18/08/2024
Direction : DMG (Moyens Généraux)
Service : DMG (Moyens Généraux)
Résidence administrative : Caen ou Rouen
Grade : Attaché

Description de l'entité

La Direction des Moyens Généraux (DMG) répond aux besoins de l'administration régionale sur les sites de Rouen et de Caen en assurant le fonctionnement, la performance et l'optimisation des pôles suivants : accueil, documentation, archives, ménage, sécurité, transports, reprographie, courrier, restauration, logistique.

Le chargé de projets a en charge le déploiement d’un dispositif de bureau-flexible dit "Mosaic Office", en animant l’accompagnement des services dans cette transition d’une organisation du travail conventionnelle vers le bureau flexible. En parallèle, la Région souhaite faire évoluer le design des locaux du site administratif de Rouen. Ces deux projets seront à mener en parallèle, afin que cette dimension soit prise en compte dans la démarche plus générale "Mosaic Office".

Missions

Le chargé de projet devra poursuivre la démarche de déploiement du modèle « bureau flexible » au sein des locaux administratifs de la Région Normandie (2 sites, 10 bâtiments, environ 1300 agents), pour ce faire, il devra :

Sur un plan général

  • Préparer, organiser, animer et assurer le suivi des réunions du comité de pilotage de la Collectivité, et la mise en œuvre de ses décisions
  • Animer des outils de suivi et de mesure de la démarche permettant de rendre compte à chaque étape du projet
  • Préparer les instances avec les représentants du personnel 
  • Proposer les éléments d’information à l’intention des agents des sites administratifs, réalisez notamment des enquêtes pour mesurer l’appropriation du projet par les agents et les managers

Pendant la phase de généralisation

  • Accompagner les collaborateurs lors de la transition (pilotage de groupes de travail avec les organisations syndicales, les agents et managers, formations internes aux usages et aux bonnes pratiques…)
  • Assurer l’interface avec les directions ressource et leur mobilisation pendant la généralisation du "Mosaic Office"
  • Mettre en œuvre différentes ébauches de réorganisation de l’espace et leur faisabilité
  • Consulter les collaborateurs tout au long du processus d’élaboration
  • Garantir le cadre de référence servant de base aux règles à respecter par les collaborateurs
  • Superviser le réaménagement en bureau-flexible des zones préalablement identifiées en lien avec les services concernés
  • Suivre l’efficience des outils numériques dédiés (ex : réservation de bureaux), l'extension d’outils existants
  • Assurer une veille sur la démarche
  • Assurer l’évaluation permanente de la méthodologie mise en œuvre et du déploiement réalisé

Profil

Est attendu, de manière globale, un profil « Organisation/Design/ Accompagnement aux changements de pratiques professionnelles ».

Connaissances principales attendues sur le poste

  •  Disposer de connaissances en conception et aménagement d’espaces d’intérieurs
  • Connaître les différentes modalités d’organisation du travail au sein des services (présentiel, distanciel, mixte, nomade…) et des besoins spécifiques propres à chaque fonction
  • Maîtriser les règles d'organisation, l’organigramme, les circuits administratifs et le fonctionnement général d’une grande collectivité 
  • Posséder des connaissances juridiques en matière de droit du travail et de marchés publics dans le cadre de l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO)

Compétences principales attendues sur le poste :

  • Etre rigoureux
  • Etre pédagogue
  • Savoir animer des réunions et des groupes de travail transversaux
  • Piloter des projets avec méthode
  • Avoir une capacité de synthèse et de bilan, des qualités rédactionnelles
  • Avoir la capacité de faire émerger un dialogue entre des acteurs
  • Etre convaincant

Conditions générales

Relations fonctionnelles internes et externes

interlocuteurs internes : l’ensemble des directions et DGA concernées, les services de la DGA RPVEC, et les représentants du personnel

Interlocuteurs externes : autres opérateurs en lien avec l’objet du projet

Contraintes du poste

  • Direction bi-sites
  • Déplacements entre les sites de Rouen et Caen
  • Déplacements sur le territoire normand

Opportunités

Sur Caen : Action sociale (adhésion au CNAS)– Carte tickets restaurant - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail - Environnement de travail privilégié au sein du site de l’Abbaye aux Dames - Gare SNCF à proximité.

Sur Rouen : Action sociale (adhésion au CNAS) – Restaurant administratif (Rouen) - Conciergerie - Plan de prévention santé au travail – Participation à une mutuelle labellisée - Gare SNCF à proximité.

Conditions de recrutement

Rémunération selon conditions statutaires

Poste vacant à pourvoir le 1er octobre 2024.

CDD de 3 mois puis contrat de projet possible.

Le jury de recrutement se tiendra mi-septembre

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