La Région et les structures partenaires recrutent
Gestionnaire Administratif Protocole - CDD du 15 décembre 2024 au 08 mai 2025 (F/H)
Description de l'entité
La Région Normandie recrute un gestionnaire administratif du protocole.
Dans le cadre des missions confiées par le Cabinet du Président, le service des Relations Publiques et du Protocole coordonne les activités de la mission "Intendance" sur les 2 sites (Caen et Rouen) ainsi que sur l'ensemble du territoire normand lors des manifestations pilotées par le service. Il propose, organise, coordonne et évalue les activités de réception et manifestations.
Missions
Missions principales du poste
- Accompagner les élus et agents de la collectivité au quotidien dans l'exercice de leurs fonctions en mettant à leur disposition les moyens nécessaires et assurer un accompagnement protocolaire des manifestations régionales ou évènements liés aux projets régionaux ;
- Organiser les cérémonies publiques sous la responsabilité hiérarchique du chef du service des relations publiques et du protocole ;
- Assurer le suivi du volet protocolaire des cérémonies et manifestations de la Région ;
- Assurer les relations avec les différentes autorités et partenaires institutionnels de la collectivité.
Activités attendues
Mise à disposition de locaux à l’abbaye aux Dames
- Recevoir le public dans le cadre de mise à disposition des locaux, assurer les visites des lieux et en assurer la gestion administrative ;
- Assurer un relais d’information quotidien au sein du service, avec les autres directions et les partenaires extérieurs.
Organisation de manifestations en autonomie, ou en soutien des chargés de projets suivant le type dossier
- Prendre contact avec les élus (via les assistantes et les collaborateurs), les directions générales, les entreprises, les filières ;
- Effectuer les repérages des lieux en extérieur pour le déplacement des élus et en assurer les comptes-rendus ;
- Établir le lien avec le régisseur, le service logistique et la communication ;
- Proposer à la validation les déroulés des manifestations, aménagement des salles et être force de propositions (évaluation des besoins techniques et logistiques) ;
- Réaliser les cartons d'invitation et assurer le suivi des réponses ;
- S’assurer du bon déroulement sur site le jour de la manifestation ;
- Gérer les outils de relations publiques et de protocole (drapeaux, cavaliers, badges...) ainsi que les équipements logistiques (mise en place des salles) ;
- Assurer les accueils protocolaires et les placements protocolaires lors des manifestations.
Accueil téléphonique et physique du pôle
- Renseigner les interlocuteurs ;
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur ;
- Alimenter la base de données en transmettant les contacts institutionnels collectés aux agents chargés des fichiers protocolaires.
Profil
Connaissances principales
- Connaissance des règles protocolaires (décret de 1989 modifié) ;
- Bonne connaissance de l’organisation de la collectivité, ses circuits administratifs ;
- Connaissance des logiciels mis à disposition du service notamment celui de gestion du fichier protocolaire Event Manager.
Compétences attendues
- Constituer, traiter et suivre un dossier ;
- Établir une relation de confiance entre les différents interlocuteurs ;
- Rechercher et échanger des informations auprès des élus, membres du Cabinet, agents de la collectivité ou prestataires extérieurs ;
- Travailler en équipe, en esprit d'entraide et de collaboration ;
- Être capable d'assurer la gestion d'évènements à partir de dispositifs législatifs et réglementaires de manière autonome ;
- Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité, ainsi que les techniques administratives de rédaction ;
- Établir un retour d’information et alerter en temps utile sur les difficultés.
Savoir faire relationnel
- Être attentif et réactif aux différents besoins et demandes, avoir une capacité d'écoute et de dialogue ;
- Connaitre les règles élémentaires de bienséance et de courtoisie ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité, faire preuve de discernement et de diplomatie ;
- Être autonome, faire preuve d'adaptabilité, d'esprit d'initiative, de sens des priorités, de polyvalence et de rigueur ;
- Maitriser son stress.
Relations fonctionnelles
- Échanges quotidiens et concertation avec le chef de service et l'équipe ;
- Relation avec le Président, les élus régionaux, les directions et services internes, les partenaires institutionnels ainsi que les prestataires extérieurs ;
- Participation à des groupes de travail.
Conditions générales
CDD du 15 décembre 2024 au 08 mai 2025
Contraintes du poste
- Travail en bureau et déplacement sur les lieux des manifestations (territoire normand, parfois au-delà) ;
- Horaires réguliers mais dont l'amplitude peut être variable en fonction du calendrier des manifestations et des obligations du service.
Applications logicielles
- Maitriser les outils bureautiques, informatiques et de communication (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Event Manager) ;
- Maitriser internet et l’intranet.
Opportunités
Action sociale – Carte tickets restaurant – Conciergerie - Plan de prévention santé au travail – Participation à une mutuelle labellisée - Gare SNCF à proximité.
Conditions de recrutement
Rémunération selon conditions statutaires.
Poste vacant à pourvoir dans les meilleurs délais selon les modalités statutaires de recrutement.